Arhiva fizica a documentelor financiar contabile nu va mai fi obligatorie in 2016

Arhiva electronica a documentelor financiar contabile reglementata de lege din 2016

Incepand cu 2016, odata cu noul Cod Fiscal, documentele pot fi arhivate atat pe hartie, cat si in format electronic.

Conform Ordinului Ministrului Finantelor Publice nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, publicat in Monitorul Oficial, Partea I, nr. 910 din 9 decembrie 2015, entitatile au posibilitatea de a pastra arhiva documentelor financiar-contabile pe suport electronic cu eliminarea obligatiei ca actele sa fie intocmite intr-un numar minim de exemplare.

In cazul in care evidenta contabila este tinuta cu ajutorul programelor informatice, documentele financiar-contabile se pot pastra pe suporturi tehnice, pe durata termenelor prevazute de legislatia in vigoare, cu conditia sa poata fi listate in orice moment, in functie de necesitatile entitatii sau la cererea organelor de control.

Ordinul MFP nr. 2634/2015 stabileste o serie de reguli pe care trebuie sa le respecte programele informatice utilizate in activitatea financiar-contabila. Mai precis, ordinul mentioneaza ca sistemul informatic de prelucrare automata a datelor la nivelul fiecarei entitati trebuie sa asigure prelucrarea datelor inregistrate in contabilitate in conformitate cu reglementarile contabile aplicabile.

Sistec – acreditat MCSI ca administrator de arhiva electronica

Sistec, administrator de arhiva electronica acreditat, pune la dispozitia potentialilor sai clienti servicii de arhivare a documentelor in format electronic, prin 3 Centre de Date autorizate conform legii 135/2007 privind arhivarea electronica, la un standard ridicat, certificat prin standardele ISO: 9001, 14001, 18001 si 27001 privind calitatea si securitatea informatiei, in conformitate cu reglementarile legale in vigoare in Romania.

De asemenea, Sistec detine autorizatii emise de Arhivele Nationale referitoare la prestarea de servicii arhivistice externalizate.

De ce este important serviciul de arhivare documente?

• Cresterea complexitatii cerintelor legate de protectia documentelor (sisteme de alarma si supraveghere, perimetru restrictionat, sistem de acces controlat)
• Volumul tot mai mare de date al companiilor si institutiilor
• Dificultati in gasirea informatiilor vitale in timp util
• Capacitati de stocare proprii limitate
• Costurile ridicate pentru pastrarea arhivei in sediul propriu si riscurile asociate acestui lucru
• Controlul total al cheltuielilor generate de externalizarea activitatii de arhivare